Kako da vam kolege i dalje budu blizu i da budete produktivni dok radite na daljinu

Ali u takvim situacijama se desi da previdimo i "ljudski faktor", odnosno jednostavnu činjenicu da ljudima često nedostaje svakodnevni kontakt sa kolegama i radna atmosfera zajedničke kancelarije. Nažalost, po pitanju direktnog kontakta se ne može uraditi ništa, ukoliko želimo da se ponašamo odgovorno i solidarno, ali zato postoje neki jednostavni, zabavni i efikasni načini da svi ostanemo povezani i pomažemo jedni drugima u poslu i u vanrednim situacijama.

Za početak, par ključnih navika koje mogu da pomognu da rad na daljinu brzo postane vrlo uspešan i efikasan način obavljanja poslova:

Podesite svoj radni prostor

Ako nemate kućnu kancelariju, ne brinite. I dalje možete produktivno raditi od kuće. Tako je recimo MicrosoftTeamsdizajniran kao virtuelna kancelarija koju možete povesti sa sobom bilo gde da odete. Iako kod kuće možda nemate štampač, fizičke datoteke ili stoni telefon, možete podići dokumente direktno u Teams, osigurati datoteke tako da im samo određeni ljudi mogu pristupiti i brzo se povezivati na pozive i sastanke. Pored toga, važno je imati namenski kućni radni prostor, gde možete biti produktivni i signalizirati da ste u režimu bez ometanja rada. Prostor za doručak, miran ugao spavaće sobe, neiskorišćen prostor za rekreaciju – bilokoji deo stana može poslužiti kao radni prostor. I ne brinite ako tokom dana prostor postane neuredan, uvek možete koristiti backgroundblur tokom video sastanaka, tako da se članovi tima mogu fokusirati samo na vas.

Komunicirajte, komunicirajte, komunicirajte

Iako mnogi od nas bar delimično rade od kuće, još uvek se oslanjamo na ritmove i osnovne sate koji su izgrađeni oko našeg fizičkog prisustva u kancelariji. Kada radimo od kuće, dnevni ritam će se najverovatnije promeniti. Ovo se posebno odnosi na one koji nastoje da naprave ravnotežu između posla i brige o deci. Jasno komunicirajte svoje radno vreme saradnicima, kako bi oni znali kada da vas kontaktiraju. Takođe možete postaviti i status message na Teams-u, kako biste proaktivno podelili informaciju. Neka vam pređe u naviku da svojim saradnicima nudite česte izveštaje o napretku. Kompanije koje u potpunosti rade na daljinu imaju tendenciju da naglašavaju dokumentovanje, jer je to ključni način da ostanete povezani kada radite odvojeno.

Održavajte zdrave granice

Bez uobičajenih detalja radnog dana kao što su na primer, šetnja za ručak ili put do i sa posla – isključivanje može biti izazov. Radnici na daljinu ponekad sebe zateknu kako rade dugo bez pauze za vežbanje, druženje ili pravi obrok. To će brzo dovesti do stresa i izgaranja. Napravite vreme za jelo, pijte puno vode i podsetite sebe da mentalno "izađete sa posla" na kraju radnog dana na daljinu. Ovakva ponašanja neće vas samo održavati zdravim, već će vam dugoročno pomoći da budete produktivniji.

Kako da vodite efikasne online sastanke

U nedostatku fizičke konferencijske sale, okupljanje svih kolega može delovati kao najveći izazov rada na daljinu. Dok premeštate sastanke naTeams, povedite računa da svi sastanci imaju virtuelnu opciju "pridruživanja" da biste stvorili onlinesalu za konferencije.

Budite pažljivi i inkluzivni

Prelaskom na online sastanke mogu se ukloniti neki vizuelni signali na koje se oslanjamo da bismo videli imaju li kolege nešto da kažu na sastanku. Prenatrpani konferencijski pozivi mogu otežati ljudima da podele svoje mišljenje. Organizator sastanka treba često da pravi pauzu kako bi pozvao učesnike da postavljaju pitanja i podsetio prisutne da mogu da koriste meetingchat prozor za međusobnu razmenu mišljenja.

Snimajte svoje sastanke

Ako vam to organizacija dozvoljava, snimajte Teams sastanke, tako da svi saradnici mogu kasnije da nadoknade propušteno. Ako sami ne možete da prisustvujete sastanku, podsetite organizatora da snima u vašem odsustvu. Automatski generisani transkript takođe je super koristan kada pokušavate da zapamtite informacije sa sastanka kojem ste prisustvovali. Za više korisnih detalja o organizovanju i vođenju sastanaka na Microsoft Teamsplatformi, pogledajte ovih 9 praktičnih saveta.

Ujedinite tim

Ako radite na daljinu, možete se osećati izolovano. Kao lider, važno je da stvorite mogućnost da se celokupni tim i virtuelno okupi. Održavajte redovne sastanke ili timske ručkove, samo ih napravite online. Koristite Teams kanal "General" za diskusije koje bi mogle biti zanimljive svima. Za veće brainstorming aktivnosti možete koristiti Microsoft Whiteboard aplikaciju, koja pruža neograničeno digitalno platno za razmenu ideja direktno u Teams-u. Takođe predlažemo da vođe timova skinu CrisisCommunicationPowerapp. Možete da koristite ovu prilagodljivu aplikaciju da informišete sebe i svoj tim o svemu što trebaju da znaju tokom pandemije virusa COVID-19.

I na kraju ne zaboravite da se zabavljajte!

Uz sve promene koje dolaze prelaskom na rad na daljinu, važno je podsticati i održavati moral tima. Mnogo stvari možete učiniti na Teams-u kako bi se ljudi osećali pozitivno i angažovano. Delite vesti i priče u svom timskom ćaskanju ili održavajte foto-konkurs ili različita mini-takmičenja.

I zapamtite, već danas možete početi besplatno da koristite Teams tako što ćete se ulogovati ili prijaviti.Budite spremni za rad na daljinu! Skinite naš spisak za rad na daljinu i podelite ga sa svojim kolegama.