Kancelarija za preduzeće 21. veka

Najbrži razvoj danas se dešava na polju IT – informacione tehnologije pa je samo logično da prvi korak bude primena IT u kancelariji. Jedan od softvera koji se u tu svrhu uspešno koristi su NetDokumenti.

NetDokumenti su web servis nastao kao odgovor na zahtev savremenog biznisa za efikasnom organizacijom, praćenjem i arhiviranjem dokumenata. To je softver koji se nalazi „on-line” i za njegovu upotrebu potreban je samo kompjuter (desktop, laptop) ili mobilni telefon, blackberry, iphone i mesto koje ima internet. Autor softvera je firma E-75 IT Services iz Novog Sada.

U praksi NetDokumenti omogućavaju premeštanje kompletne papirne dokumentacije iz kancelarije jednostavnim skeniranjem papirnih dokumenta ili prenosom dokumenta sa računara u “on-line” kancelariju.

Svi dokumenti, npr. izvodi, brošure, cenovnici, računi, porudžbenice, fakture itd. čuvaju se u raznim folderima i podfolderima, imenovanim i organizovanim u skladu sa potrebama. U slučaju potrebe za nekim dokumentima, oni se momentalno pronalaze pomoću moćnog pretraživača i kriterijuma kao što su naziv dokumenta, deo teksta, datum unošenja i sl.

Izvršni direktor preduzeća E-75 doo Ivan Mojsilović ističe da se dosta radilo na poboljšanju komunikacija između kancelarije i knjigovođe ili klijenta jer je i sam svedok da se tu najčešće pojavljuju nesporazumi.

“Svakom klijentu ili knjigovođi se otvara poseban profil korisnika i dodeljuje im se određen nivo pristupa folderima u kojima se nalaze svi dokumenti potrebni za međusobnu komunikaciju. Čim se doda novi dokument korisniku automatski stiže obaveštenje preko Oglasne Table, e-mejla ili SMS-a. Ovo otklanja potencijalne nesporazume u samom startu“, kaže on.

Nivo kontrole nad poslovima i zaposlenima u organizaciji je povećan, jer NetDokumenti čuvaju sve aktivnosti. Izradu prve verzije dokumenta, sve promene izvršene kao deo redovnog poslovanja, sva ažuriranja, i sve korake do poslednje verzije dokumenta ili njegovog brisanja. Kao i vreme i ime korisnika koji su te aktivnosti obavljali.

Trag dokumenta ostaje u sistemu i može se lako ispratiti. Za sigurnost dokumenata je zadužen enkriptovani kod poput onog koji se koristi u bankarskom poslovanju.

Prednost koju posebno ističu klijenti koji upotrebljavaju NetDokumente je ogromna ušteda u troškovima jer nema potrebe za papirima, tonerima, spajalicama, registratorima i ostalim potrošnim kancelarijskim materijalima, kao i slobodan kancelarijski prostor na mestima gde bi se inače nalazile arhive za čuvanje dokumenata.

Fleksibilnost se ogleda u različitim paketima i cenama koje su formirane u zavisnosti od karakteristika korisnika: veličina, specifičnosti njegovog poslovanja, broj zaposlenih i količina «on-line» memorijskog prostora koji mu je potreban za čuvanje dokumenta.

U Srbiji danas, novine kao što su NetDokumenti su retke. Birokratija, neefikasna administracija i stari način rada predstavljaju kočnicu napretku. Primena ovakvih inovativnih rešenja u privredni i administrativni sistem preduzeća u Srbiji sigurno bi doprineo smanjenju količine papirne dokumentacije i njenoj organizovanosti, povećanju konkurentnosti usled smanjenja troskova, povećanju efikasnosti i efektivnosti, otklanjanju neizvesnosti i opstanku u savremenim uslovima poslovanja.